# 3.6. 賬務處理

????專業版及以上版本才有賬務處理功能，賬務處理功能需要操作員具有一定的專業財務知識。軟件提供了大量常見的業務處理功能，填寫相應單據后會自動生成會計憑證，一定程度上減少了使用軟件的難度。財務管理功能的基本操作流程如下圖所示：

# 3.6.1. 一般費用單

????一般費用單用于處理銷售費用、管理費用等各類營業外支出，一般費用單會自動生成會計憑證。軟件支持分期付款功能，比如房租可以設置分多少期付款，設置后軟件會自動生成相應的應付款。

????在功能導航窗，點“財務處理”—》“一般費用單”，即可進入一般費用單界面，如下圖所示：

付款賬戶：選擇付款的資金賬戶（會計科目中“庫存現金”和“銀行存款”兩個科目下的子科目）。

付款金額：付款金額+優惠金額應該等于單據明細匯總的各項費用金額合計（分期付款情況下除外）。

往來單位：在一般費用單中，往來單位不是必須填寫項目，但如果打勾選擇“分期付款”選項，則必須填寫往來單位。

費用名稱：在單據明細中，可以選擇錄入一個或多個費用項目，費用項目從會計科目中的“損益類”子科目中選擇。在“基礎資料”—》“會計科目”中可進行維護。

分期付款：支持將費用分期支付，如房租，可以按月支付或按季度支付。軟件要求金額必須符合以下公式：

????點“設置分期付款”按鈕，可以對本次未付款部分，設置分期，每期可設置計劃日期、計劃付款金額等信息，軟件會自動生成相應的應付款記錄。

????保存審核單據后，軟件會自動生成相應的會計憑證，點“更多操作”—》“調閱憑證”可以查看會計憑證。

????以下為“一般費用單”的功能操作說明：

（1）前單、后單：點工具欄中的“前單”、“后單”按鈕可以切換單據。如果當前單據沒有保存，軟件會提示是否保存當前單據。

（2）新增單據：點工具欄中的“新增”按鈕，可以增加一張新單據。如果當前單據沒有保存，軟件會提示是否保存當前單據。

（3）復制新增單據：點工具欄中的“復制新增”按鈕，可以復制當前單據的數據為新單據，新單據需要點“保存”按鈕才會實際保存到數據庫。

（4）保存單據：點工具欄中的“保存”按鈕，軟件會校驗數據是否符合要求（如必填數據項是否已填寫等），數據校驗通過后，保存數據到數據庫。

（5）審核單據：點工具欄中的“審核”按鈕，可以對“待審核”的單據進行審核。

（6）更多操作：可以對已審核過的單據進行紅沖、轉記出納憑證、查看辦理過程等。

（7）附件資料：支持添加文檔、圖表等附件資料，可掃描或導入與業務單據相關的電子文件，方便用戶更全面、直接地查詢業務單據的全過程。

（8）打印：點“打印”—》“打印”可以快速打印單據；點“打印預覽”可以先預覽內容然后確定是否要打印出來；點“選擇格式打印”可以使用不同的打印格式進行打印輸出；點“查看單據打印記錄”可以查看打印歷史記錄。

（9）界面設計：軟件支持通過界面設計配置單據的數據項，并可調整數據項是否顯示、顯示順序、自定義數據項名稱、顯示寬度、對齊方式、是否必填、取值方式和取值設置等。

# 3.6.2. 其他收入單

????其他收入單用于處理非主營業務收入（比如維修費、利息收入等），其他收入單會自動生成會計憑證。軟件支持分期收款功能，比如收取專利使用費可以設置分多少期收款，設置分期后軟件會自動生成相應的應收款。

????在功能導航窗，點“財務處理”—》“其他收入單”，即可進入其他收入單界面，如下圖所示：

收款賬戶：選擇收款的資金賬戶（會計科目中“庫存現金”和“銀行存款”兩個科目下的子科目）。

收款金額：收款金額+優惠金額應該等于單據明細匯總的各項收入金額合計（分期付款情況下除外）。

往來單位：不是必須填寫數據項，但如果打勾選擇“分期收款”選項，則必須填寫往來單位。

單據明細：在單據明細中，可以選擇錄入一個或多個收入項目，收入項目從會計科目中的“損益類”子科目中選擇。在“基礎資料”—》“會計科目”中可進行維護。

分期收款：支持將分期收取款項，分期收款的金額為單據明細中收入合計減去收款金額（本次）。

????該單據的功能操作和一般費用單一致，這里不再詳細描述。

# 3.6.3. 轉賬單

????轉賬單主要用于實現不同資金賬戶之間的資金劃撥，轉賬單不影響總的資產總額（有轉賬手續費的除外）。在單據主體中輸入轉出賬戶和轉出金額，在單據明細中輸入轉入賬戶和相應的轉入金額。

????在功能導航窗，點“財務處理”—》“轉賬單”，即可進入轉賬單界面，如下圖所示：

????手續費用于處理跨行轉賬時的手續費，“轉出金額”減“手續費”應該與明細中的轉入賬戶的轉入金額合計相等。

# 3.6.4. 待攤費用

????待攤費用用于處理需要多個賬期分攤的成本費用，如付房租，一次要付以后幾個月份的租金，但每月只應負擔當月的租金費用。實際業務中還有些費用逐步發生，但實際我們需要過幾個月后才支付。如銀行借款的利息，一般是按季 3 個月支付一次，而借款在每個月都會發揮作用，借款的利息雖然還未支付，也要每月計入有關費用將其預提出來。待攤費用包括待攤費用發生和待攤費用攤銷。

????在功能導航窗，點“財務處理”—》“待攤費用”功能組，然后進入待攤費用管理功能，包括“待攤費用發生”和“待攤費用攤銷”兩個功能模塊，如下圖所示：

下面我們以支付一年房租 12000 元為例，說明如何使用待攤費用功能模塊。

（1）支付房租時

????點擊“財務處理”—》“待攤費用”—》“待攤費用發生”，在“待攤費用發生”功能中，錄入付款賬戶和付款金額，如果需要按部門核算也可以選擇相應的部門。

（2）每月攤銷費用

????點擊“財務處理”—》“待攤費用”—》“待攤費用攤銷”，在“待攤費用攤銷”功能中，在上方錄入攤銷費用名稱及金額，在下方可選擇此前發生的待攤費用，每筆費用會詳細顯示“已攤銷金額”、“可攤銷金額”和“本次攤銷金額”。

????該單據的功能操作和一般費用單一致，這里不再詳細描述。

# 3.6.5. 固定資產

????固定資產管理包括固定資產的購買、折舊、變賣等管理，軟件的固定資產管理為輔助性管理，不包括固定資產卡片、固定資產自動折舊等功能，只能簡單的管理固定資產相應科目的總金額。在“基礎資料”—》“會計科目”中可以維護固定資產包括的子科目。

????在功能導航窗，點“財務處理”—》“固定資產”功能組，然后進入固定資產管理功能，包括“固定資產購買”、“固定資產折舊”、“固定資產變賣”等三個功能模塊，如下圖所示：

????固定資產購買時，需要填寫付款賬戶和付款金額，以及購買的固定資產明細信息；固定資產折舊時，只需要輸入要折舊的固定資產項目和折舊金額（減少金額）；固定資產變賣時，需要填寫收款賬戶和收款金額，以及變賣的固定資產明細信息。

# 3.6.6. 調賬業務

????調賬業務用于處理應收款增加減少、應付款增加減少、資金增加減少等業務，也可以通過填開會計憑證實現，但通過調賬業務單據更容易理解一些。調賬處理單據包括：應收款減少、應收款增加、應付款增加、應付款減少、資金增加、資金減少。前四種調賬針對往來單位，資金調賬是內部調賬。

????在功能導航窗，點“財務處理”—》“調賬業務”功能組，然后進入調賬業務管理功能，如下圖所示：

應收款增加：往往用于我們調整商品售價，導致需要增加應收款之類的業務處理。也可用于同一個業務員所屬的不同客戶之間應收款的沖賬/調賬。

應收款減少：往往用于我們銷售中給客戶商品結算售價調整或返點返款之類業務處理。也可用于業務員所屬客戶之間應收款的沖賬/調賬。

應付款增加：一般用于供貨商的商品結算價調高，從而我們需要多支付款項的業務處理。

應付款減少：一般用于供貨商的商品結算價調低或從供貨商處獲得返點款之類業務處理。

資金增加：一般用于內部財務清點時發現現金增加時使用。

資金減少：一般用于內部財務清點時發現現金減少時使用。

# 3.6.7. 會計憑證

????專業版以上版本包括標準財務功能，除日常業務單據保存審核后會自動生成會計憑證外，也可以手工錄入一些非日常業務的會計憑證。會計憑證需要錄入借貸方科目及借貸方發生額，且借貸金額必須相等，否則無法審核記賬。

????在功能導航窗，點“財務處理”—》“會計憑證”，即可打開會計憑證列表界面，其界面如下圖所示。

新增會計憑證：在工具欄點擊“新增”按鈕可以新增會計憑證。

復制新增會計憑證：點工具欄中的“復制新增”按鈕，可以復制當前會計憑證的數據為新會計憑證，新會計憑證需要點“保存”按鈕才會實際保存到數據庫。

查看憑證：選擇一個會計憑證，在工具欄點擊“查看憑證”按鈕可以查看此會計憑證的詳細信息。

審核：選擇一個“待審核”的會計憑證，在工具欄點擊“審核”按鈕可以審核會計憑證。

記賬：在工具欄點擊“記賬”按鈕可以對會計憑證進行記賬操作。

批量操作：在工具欄點擊“批量操作”按鈕可以進入批量操作模式，可以對會計憑證進行批量審核等操作。

查看相關單據：在工具欄點擊“單據操作”—“查看相關單據”，可以查看會計憑證所對應的相關單據。

查看附件資料：在工具欄點擊“單據操作”—“查看附件資料”，可以查看會計憑證對應的附件資料。

作廢憑證：在工具欄點擊“單據操作”—“作廢憑證”按鈕，可以作廢不需要的會計憑證。

取消記賬：在工具欄點擊“單據操作”—“取消記賬”按鈕，可以將已記賬的會計憑證重新標記為“未記賬”。

標記為已打印/未打印：在工具欄點擊“單據操作”—“標記為已打印/未打印”，可以簡單標記一下會計憑證的打印狀態。

標記為待過賬：在工具欄點擊“單據操作”—“標記為待過賬”按鈕，可以將已過賬的會計憑證重新標記為“待過賬”。

紅沖憑證：在工具欄點擊“單據操作”—“紅沖憑證”按鈕，可以紅沖/作廢不需要的已審核的會計憑證。

查詢：可以根據發生日期、單據編號、憑證號、科目名稱、往來單位、是否顯示作廢等條件查詢會計憑證。

導出為 Excel：在工具欄點擊“導出為 Excel”按鈕可以將會計憑證列表導出為 Excel 文件。

打印：點“打印”—》“打印”可以快速打印單據；點“列表打印”可以先預覽內容然后確定是否要打印出來；點“列表打印格式設計”可以使用不同的打印格式進行打印輸出。

發生日期：憑證編制的日期，憑證日期默認為系統日期。

憑證字：編制會計憑證時，請選擇相應的憑證字類型。

憑證號：當前會計期間的記賬憑證將按照同一憑證字從 1 開始自動編號。

憑證序號：系統根據每月憑證的輸入順序，由 1 開始自動生成憑證順序號。

附單據數：附件的張數。

相關單據：如果是有業務單據生成的會計憑證，則相關單據中將顯示相應的單據編號。

選擇會計科目：會計科目的輸入也可以通過兩種方法：第一，直接在“科目名稱”中輸入會計科目編號；第二，點擊“科目名稱”列右側按鈕在彈窗窗口中選擇，注意只能選擇最底層的會計科目。

????該單據的功能操作和一般費用單一致，這里不再詳細描述。

# 3.6.8. 結轉損益

????當本月的會計憑證都已審核，可以通過“結轉損益”功能將成本、費用、收入類科目的月末余額轉入本年利潤中，并自動生成相應的會計憑證。在進行了結轉本期損益的操作之后，才可以進行期末結賬的工作，否則系統將不允許進行操作。年末，需要將“本年利潤”科目的余額轉入“利潤分配-未分配利潤”科目，這時需要手工編制會計憑證，并將憑證審核。

????在功能導航窗，點“財務處理”—》“結轉損益”，即可進入結轉損益界面，如下圖所示：

????點“下一步”按鈕，軟件會自動生成相應的憑證分錄，點“結轉損益”按鈕即可結轉余額到“本年利潤”科目。可以打勾選擇“結轉損益后生成的憑證立即過賬”復選框，則相應的憑證會自動審核過帳。

# 3.6.9. 期末結賬

????當本期（即本月）的業務已審核處理完畢，就可以進行期末結賬處理。期末結賬將生成期末結存余額表，并對會計憑證進行審核過帳生成本期會計科目余額表。只能按期（按月）進行結賬，結賬后自動進入下一個賬期（月份），12 月份結賬后將進入下一個年度。結賬后如果發現單據錯誤或賬簿數據有誤，需要重新進行修改，可以進行反結賬處理。

????在功能導航窗，點“財務處理”—》“期末結賬”，即可進入期末結賬界面，如下圖所示：

結賬：點“結賬”按鈕，軟件彈出確認窗口，在提示窗口中點“確認結賬”，軟件將執行結賬操作，生成相應的數據。備注中可添加一些提示信息。

【提示】

????① 期末結賬前，相應賬期內的所有業務單據、憑證必須都已經審核過。

????② 期末結賬前，請先進行結轉損益操作，否則無法執行期末結賬操作。

????③ 期末結賬后，軟件自動進入下一個賬期（月份）。

反結賬：點“反結賬”按鈕，可以對已結賬的賬期進行反結賬。如果當前賬期還沒有執行過期末結賬則會提示無法反結賬。

查看結賬記錄：點“查看記賬記錄”按鈕，可以查看歷史的記賬操作歷史。

# 3.6.10. 相關查詢統計

現金銀行匯總表

????可統計某個時間段內，庫存現金和銀行存款的期初金額、本期借方金額（收入）、本期貸方金額（支出）、期末金額等情況。雙擊記錄可以查看該資金賬戶的詳細變動情況。

現金銀行明細表

????現金銀行明細表即現金銀行日記賬，將現金、銀行賬戶的發生數，按其核算科目逐日逐筆登記，以流水方式反映現金和銀行存款的變動和結余，以便用戶及時了解企業流動資金的周轉情況。

經營狀況表

????經營狀況表顯示單位的銷售情況、其他收支情況以及收付款情況，可反映一定時間段內企業的經營狀況。

總分類賬

????總分類賬（即總賬），是按照總分類賬戶登記全部經濟業務的賬薄。它能夠全面的反映企業的整體經濟活動。可以統計多期的總分類賬，并可按科目級別進行分級顯示。

明細分類賬

????明細分類賬是根據總賬科目的設置，按所屬明細科目開設的賬戶，可以分類登記某一類經濟業務，提供明細核算資料的賬薄，它反映了企業每項經濟業務發生、變化的具體過程。明細分類賬一次只能顯示一個科目的明細分類賬列表。

科目余額表

????科目余額表顯示每個會計科目的期初余額、本期借方貸方發生金額、累計借方貸方金額、期末金額。可以統計多期的總分類賬，并可按科目級別進行分級顯示。

試算平衡表

????試算平衡表是根據一定會計期間內已匯總登賬的會計憑證進行計算的，在編制會計報表前，可以通過查看該表檢查本期會計業務處理的準確性與可靠性。軟件自動計算出了本期間的合計數，只有在各欄借貸方相等的情況下試算平衡表才是平衡的。